Im Laufe der Zeit kann es verschiedenartige Gründe geben, das Geschäftskonto zu kündigen. Für den Unternehmer ist das keine einfache Entscheidung, denn die Aufgabe des einen Geschäftsgirokontos setzt das Vorhandensein eines anderen, des neuen Firmenkontos voraus. Wenn das unternehmerische Gewerbe nicht beendet wird, muss zwingend eine Bankverbindung, also ein Geschäftskonto verfügbar sein.
Das Geschäftsgirokonto kann in den meisten Fällen ohne jede Frist gekündigt werden. Rechtsgrundlage ist der § 675h des Bürgerlichen Gesetzbuches, des BGB. Wenn wider Erwarten vor Jahren oder Jahrzehnten doch eine Kündigungsfrist in dem Vertrag vereinbart wurde, sollte das Geschäftskonto schriftlich mit einer Frist von einem Monat gekündigt werden.
Die Kündigung des Firmenkontos sollte langfristig, das heißt mit einem Vorlauf von mehreren Monaten, vorbereitet werden. Parallel zu dem neuen Firmenkonto sollte das bisherige Geschäftskonto nach wie vor unterhalten werden, um zu vermeiden, dass Ein- und Ausgänge von Zahlungen storniert oder gar nicht erst angenommen werden. Auf dem Firmenbriefbogen sowie auf den Rechnungsvordrucken ist schon frühzeitig vor der Kontokündigung das alte gegen das neue Geschäftskonto auszutauschen. Diese Neuerung kann mit einem zusätzlichen Hinweise versehen werden. Dazu bieten sich in der Übergangszeit farbige Aufkleber an, oder aber ein bestimmter Vorrat an Briefpapier und Rechnungsvordrucken, der sich von selber aufbraucht.
Was die Kontoführung auf dem Geschäftsgirokonto selbst betrifft, muss während der Übergangszeit sichergestellt sein, dass auf beiden Firmenkonten eine notwendige Deckung für Zahlungen vorhanden ist. Das kann sowohl ein Habensaldo als auch ein Dispo-Kredit sein. Wichtig ist dabei, dass alle Zahlungen, so wie bisher auch, pünktlich und vollständig ausgeführt werden. Stornierungen kosten Zeit sowie Geld und sollten unter allen Umständen vermieden werden.
In der Buchhaltung sollten alle Abbuchungen wie Daueraufträge, Lastschriften und dergleichen aus dem letzten halben Jahr in einer Liste erfasst werden. Sie ist die Arbeitsgrundlage für die sukzessive Übertragung dieser Zahlungsverpflichtungen vom bisherigen auf das zukünftige Firmenkonto. In einem Rundschreiben, der Einfachheit halber per Email, sind die Zahlungsempfänger über das zukünftige Geschäftsgirokonto zu informieren, und zwar mit Angabe eines Stichdatums, ab dem diese neue Bankverbindung gilt.
Wenn das zukünftige Firmenkonto bei dem bisherigen Kreditinstitut unterhalten wird, wird meistens angeboten, diesen Aufwand direkt von dort aus zu erledigen. Ist die Kontokündigung aber mit einem Wechsel von Bank oder Sparkasse einhergeht, entfällt dieser Service.
Im allgemeinen Sprachgebrauch werden sowohl die Begriffe Kündigung als auch Auflösung eines Kontos verwendet. Wenngleich es in einzelnen Fällen dazu feine juristische Unterschiede gibt, sind Auflösung und Kündigung generell dasselbe. Der Kontoinhaber möchte die bisherige Bankverbindung seines Firmenkontos nicht mehr nutzen. Er kündigt den Vertrag mit dem Kreditinstitut, er löst ihn auf, er lässt das boldenon geschäftliche Miteinander praktisch auslaufen. Ein Firmenkonto ohne Zahlungsverkehr macht keinen Sinn, es würde nur Manpower und Geld kosten. Denn solange das Geschäftskonto existiert, muss es auch offiziell als solches geführt werden. Es erscheint, gegebenenfalls mit einem Nullsaldo, in der Bilanz, oder auch in der monatlichen Summen- und Saldenliste zur Betriebswirtschaftlichen Auswertung. So müssen auch während der mehrmonatigen Übergangszeit beide Geschäftsgirokonten geführt und erfasst werden.
Für die Unterlagen des aufgelösten Firmenkontos gelten dieselben Aufbewahrungsfristen wie für die Steuererklärungen auch. Also zehn Jahre entsprechend dem Abgabezeitraum der Jahressteuererklärungen.
Die wohl wichtigste Grundlage in der Selbstständigkeit ist ein Geschäfts- oder Firmenkonto. Darüber wird der gesamte Zahlungsverkehr getätigt. Daher ist es auch wichtig, vor allem in den Anfängen der Selbstständigkeit, ein Konto zu wählen, das guten Service als auch günstige Transaktionsgebühren aufweist. Darüber hinaus gibt es noch andere Faktoren die auch noch in Betracht werden sollten, wie z.B. ob die Bank in der CashGroup ist, ob es eine Direkt- oder Filialbank und welche Dienstleistungen der Bank kostenpflichtig sind.
Die Steuerberatung ist essentiell wichtig für eine reibungslose Selbstständigkeit. Vor allem in einem Land wie Deutschland, das ein überaus komplexes Steuerrecht hat, kann es zu Missverständnissen oder Fehlern in der Einkommenssteuererklärung, der Umsatzsteuervoranmeldung oder der Umsatzsteuererklärung kommen. Hier sollte man nicht sparen, sondern einen Steuerberater für die Bearbeitung und Einreichung der Steuerunterlagen beauftragen. Diese arbeiten immer zum Vorteil des Steuerzahlers und sind auf dem aktuellen Stand.